Titre du Poste : Assistant(e) Exécutif(ve)
Lieu d’affectation : Yaoundé
Durée : 12 mois (renouvelable)
Type de contrat : CDD
MISSION DU POSTE
Le PAM Cameroun recrute un/une Assistant(e) Exécutif(ve) pour gérer le bureau du Directeur de pays, superviser les flux de communication et fournir un large éventail d’appui administratif et exécutif à la management team (Directeur pays, Directeur pays adjoint/OIC). L’assistant exécutif coordonne les réunions et autres activités de haut niveau du bureau pays afin d’assurer le bon déroulement du travail du management.
RESPONSABILITES PRINCIPALES
- Fournir à la direction une gamme complète de services de soutien complexes et spécialisés et contribuer au bon fonctionnement des activités du bureau pays ;
- Apporter un appui au management pendant les réunions et missions de haut niveau en résumant de manière efficace et opportune les principaux points des réunions, les mesures à prendre et les réactions des parties prenantes concernées (Directeur, Directeur Adjoint, chefs d’unité, chefs des sous-bureaux) ;
- Préparer ou regrouper des rapports complets, de la documentation, de la correspondance, des notes d’information, etc. et effectuer des recherches si nécessaire ;
- Coordonner les apports et élaborer des exposés à l’intention du management avant les réunions de haut niveau avec les partenaires (gouvernements, donateurs et missions) et les réunions d’information opérationnelles ;
- Soutenir la communication du management sur les interventions de haut niveau en coordination avec l’Unité concernée les rapports, la communication et les partenariats, y compris l’élaboration et l’examen des rapports externes, des notes stratégiques de haut niveau et des points de discussion) ;
- Superviser la tenue à jour des dossiers et des bases de données pour s’assurer que l’information est organisée et facilement accessible au personnel et conforme à tous les règlements et politiques pertinents ;
- Réviser et examiner la correspondance et la documentation, fournir une rétroaction et apporter des modifications, s’il y a lieu, pour produire des documents normalisés de qualité en temps opportun ;
- Préparer et surveiller les budgets pour les frais de fonctionnement du bureau du Directeur ;
- Prendre des notes, préparer les procès-verbaux et mettre à jour le tableau de suivi des décisions des réunions présidées par le Directeur, en veillant à ce que les membres concernés de l’équipe produisent régulièrement des mises à jour ;
- Planifier et coordonner toutes les visites de haut niveau des invités dans le pays, en veillant à ce que la logistique et la notification aux fonctionnaires/administratifs des rendez-vous soient appropriées, faits convenablement et en temps voulu ;
- Gérer et coordonner les réunions/événements régionaux ou internationaux de haut niveau qui se tiendront au Cameroun, en collaboration avec l’administration du bureau pays et le point focal de la réunion ou de l’événement ;
- Évaluer et recommander des améliorations aux procédures et aux pratiques afin de contribuer à la prestation efficace des services de soutien ;
- Fournir des conseils, du soutien ou de la formation au personnel subalterne afin d’appuyer ses efforts d’apprentissage et de veiller à ce que les services de soutien soient fournis de façon uniforme et selon les normes requises ; et
- S’acquitter de toute autre tâche connexe sur demande du management.
QUALIFICATIONS REQUISES
- Diplôme d’études post secondaires (Diplôme national supérieur, Brevet de technicien supérieur ou diplôme de technicien supérieur) en administration des affaires, études de secrétariat, marketing, communication ou journalisme.
- Un diplôme universitaire en administration des affaires, en relations internationales, en marketing, en communication ou en journalisme, ou dans un domaine connexe, sera un atout.
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
- Un minimum de 5 ans d’expérience professionnelle progressive dans un poste similaire, de préférence dans une organisation internationale de développement et/ou humanitaire (ONU, ONG, organisation bilatérale, secteur privé), avec un diplôme d’études post-secondaires ou une expérience de 3 ans avec un diplôme universitaire. Une expérience avérée sur le terrain ou à l’étranger serait un atout ;
- Expérience avérée dans la production de contenu écrit, y compris en ligne ;
- Bonnes compétences en rédaction de rapports et parfaite maîtrise de l’informatique (Excel, Word, etc.) ;
- Aptitudes à la planification et à l’organisation ;
- Compétences en gestion du temps et présentation des produits livrables en temps opportun ;
- Communication claire à l’oral et à l’écrit ;
- De l’expérience de travail dans la capitale et sur le terrain sera un avantage supplémentaire ;
- Un bon réseau avec les ONG, l’ONU, les donateurs et le gouvernement civil de haut niveau sera un atout.
EXIGENCES LINGUISTIQUES
Maîtrise du français (niveau C) et bonne connaissance pratique de l’anglais (lecture, écriture et compréhension)
FACTEURS CRITIQUES DE SUCCÈS
- Capacité à prendre et à transcrire les procès-verbaux et les notes de service avec rapidité et précision, de travailler de façon autonome avec un minimum d’instructions et de supervision et de s’adapter avec souplesse à un environnement multiculturel ;
- Capacité d’étudier, de comprendre et de présenter des arguments complexes d’une manière claire et attrayante à un large éventail de publics, tant oralement que par écrit ;
- Compréhension démontrée de la portée des différents canaux médiatiques et de la meilleure façon de les utiliser pour communiquer avec différents publics ;
- Capacité à s’engager efficacement avec un large éventail de partenaires, y compris les responsables gouvernementaux, les acteurs humanitaires du développement international et les représentants des donateurs à tous les niveaux ;
- Excellentes capacités d’analyse, débrouillardise, initiative, maturité de jugement et capacités de négociation ;
- Capacité à travailler en équipe, à établir des relations de travail efficaces avec des personnes d’origines nationales et culturelles différentes et dans des délais serrés, de manière autonome ;
- Connaissances et compétences en informatique appliquée (MS Package) ;
- Excellentes aptitudes à l’écrit et à la communication en français ;
- Un haut degré d’organisation et d’excellentes aptitudes à la résolution de problèmes ;
- Un haut niveau de confidentialité et un excellent service à la clientèle ;
- l’engagement à l’égard de l’apprentissage et de l’amélioration continus ; et
- Capacité à surveiller l’exécution du travail et d’attirer l’attention sur les écarts.
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